Datenschutzerklärung
Heilmann Playbook, Stand August 2026
1. Verantwortlicher
Heilmanngroup – Alexander Heilmann, Towerstraße 3/VAC 6, 1300 Wien-Flughafen, Österreich.
Datenschutzanfragen: datenschutz@heilmanngroup.com
2. Was Heilmann Playbook ist
Heilmann Playbook ist eine B2B-Software für Go-to-Market und Erstansprache. Nutzer erfassen darin Unternehmen, Ansprechpartner und Vertriebsaktivitäten und erzeugen mit KI-Unterstützung Texte für die Erstansprache.
3. Welche Daten wir verarbeiten
a) Kontodaten der Nutzer: Name, E-Mail-Adresse, Passwort (verschlüsselt gespeichert), Rolle im Projekt. Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
b) Von Nutzern eingegebene Daten über Drittpersonen: Namen, berufliche Kontaktdaten, Position, Unternehmenszugehörigkeit und Notizen zu Zielkontakten. Für diese Daten sind unsere Kunden Verantwortliche im Sinne der DSGVO, wir sind Auftragsverarbeiter. Grundlage ist der Auftragsverarbeitungsvertrag.
c) Technische Daten: Server-Logs (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Ressource) zur Sicherstellung des Betriebs und der Sicherheit. Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Aufbewahrung: 14 Tage.
4. Wo Ihre Daten gespeichert und verarbeitet werden
Die Anwendung wird bei Scalingo SAS in Paris (Frankreich) betrieben. Die Datenbank läuft auf einem dedizierten Server der IONOS SE in Deutschland und wird von uns selbst verwaltet. Tägliche Sicherungen werden verschlüsselt in einem IONOS S3 Speicher in der EU abgelegt. Transaktionale E-Mails (z. B. Login-Links, Systembenachrichtigungen) versendet Brevo (Sendinblue SAS, Frankreich).
Speicherung und Verarbeitung Ihrer Daten erfolgen damit ausschließlich bei europäischen Anbietern innerhalb der EU, mit einer Ausnahme (Abschnitt 5).
5. KI-Funktionen und Übermittlung in die USA
Für die Erzeugung von Texten (z. B. Erstansprache-Vorschläge) nutzen wir die API von Anthropic PBC (USA). Dabei werden die für die Texterstellung notwendigen Angaben (z. B. Firmenname, Position des Ansprechpartners, Gesprächskontext) an Anthropic übermittelt. Grundlage der Übermittlung sind die EU-Standardvertragsklauseln nach Art. 46 DSGVO sowie ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit Anthropic. Anthropic verwendet über die API übermittelte Daten vertragsgemäß nicht zum Training seiner Modelle. Ein Transfer Impact Assessment liegt bei uns vor.
Die KI-Funktion wird nur ausgelöst, wenn Sie sie aktiv verwenden.
6. Empfänger
| Empfänger | Sitz | Zweck |
|---|---|---|
| Scalingo SAS | Frankreich | Hosting der Anwendung |
| IONOS SE | Deutschland | Datenbank-Server und Backups |
| Brevo (Sendinblue SAS) | Frankreich | Transaktionale E-Mails |
| Anthropic PBC | USA | KI-Textgenerierung (nur bei Nutzung der Funktion) |
7. Speicherdauer
Kontodaten speichern wir für die Dauer des Vertragsverhältnisses und löschen sie spätestens 90 Tage nach Vertragsende, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen. Von Kunden eingegebene Daten löschen wir auf Weisung des Kunden bzw. bei Vertragsende gemäß Auftragsverarbeitungsvertrag.
8. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Wenden Sie sich dazu an datenschutz@heilmanngroup.com. Sie haben zudem das Recht auf Beschwerde bei der österreichischen Datenschutzbehörde (dsb.gv.at).
Wenn Ihre Daten von einem unserer Kunden in Playbook erfasst wurden, richten Sie Ihre Anfrage bitte an dieses Unternehmen als Verantwortlichen. Wir unterstützen unsere Kunden bei der Beantwortung.
9. Cookies
Heilmann Playbook verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies für Login und Sitzungsverwaltung. Es findet kein Tracking und keine Werbeeinbindung statt. Ein Einwilligungsbanner ist daher nicht erforderlich.